Dzień otwarty z KSeF w Urzędzie Skarbowym w Kętrzynie

Szanowni Państwo,

już za kilka tygodni zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur – reforma wprowadzająca jednolity sposób wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. To zmiana, która przyniesie wiele usprawnień przedsiębiorcom i osobom wystawiającym faktury oraz wpłynie na poprawę warunków i bezpieczeństwa prowadzenia działalności gospodarczej.

Jakie korzyści oferuje KSeF

KSeF to realne i wymierne korzyści dla podatników, w szczególności:
• brak konieczności drukowania faktur,
• stały dostęp do faktur przez 10 lat – bez konieczności przechowywania ich samodzielnie,
• zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami,
• skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.

Terminy wdrożenia KSeF

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) będzie dotyczył podatników, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
Pozostali podatnicy zostaną objęci tym wymogiem od 1 kwietnia 2026 r.

Dodatkowo, z myślą o najmniejszych przedsiębiorcach, wprowadzono dodatkowe odroczenia. Podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą nadal wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, o ile łączna wartość sprzedaży (z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł. Tacy podatnicy będą obowiązkowo wystawiać faktury w KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Choć obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie wdrażany etapowo, wszyscy podatnicy muszą być gotowi do odbioru faktur już od lutego 2026 r., bez względu na poziom osiąganej sprzedaży.

Od czego zacząć przygotowania

Zachęcam, aby jak najszybciej zacząć przygotowania do korzystania z KSeF. Najważniejsze kroki to:
• sprawdzenie, od kiedy KSeF będzie dla Państwa obowiązkowy,
• przejrzenie, jak obecnie wygląda u Państwa proces wystawiania faktur,
• upewnienie się, że dostawca programu księgowego wprowadził potrzebne aktualizacje do obsługi KSeF,
• wybranie metody logowania do systemu i nadanie odpowiednich uprawnień,
• jeśli firma nie jest osobą fizyczną i nie ma pieczęci kwalifikowanej – złożenie zawiadomienia ZAW-FA.

Narzędzia do e-fakturowania

Z KSeF można korzystać za pośrednictwem bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, Aplikacja Mobilna KSeF, e-mikrofirma) oraz poprzez dowolny program komercyjny zintegrowany z systemem. Decyzja o wyborze właściwego narzędzia należy do Państwa i powinna być podyktowana specyfiką oraz skalą prowadzonej działalności gospodarczej.

Skąd czerpać informacje na temat KSeF

Wszystkie niezbędne materiały, filmy instruktażowe oraz baza pytań dotyczących KSeF dostępne są na stronie ksef.podatki.gov.pl.

W razie pytań lub wątpliwości można:
• zadać pytanie korzystając z formularza zgłoszeniowego KSeF,
• skontaktować się z infolinią KAS do spraw KSeF (dni robocze 8:00–18:00):
– 22 330 03 30 (telefony komórkowe oraz z zagranicy),
– 801 055 055 (telefony stacjonarne),
• umówić wizytę w urzędzie skarbowym w zakresie KSeF poprzez stronę wizyta.podatki.gov.pl.

Warto przygotować się do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur z wyprzedzeniem – uporządkować procesy, dostosować systemy księgowe i obieg dokumentów. Dzięki temu wdrożenie będzie prostsze, praca bardziej efektywna, a Państwo szybciej odczują zalety korzystania z systemu.

Z wyrazami szacunku
Krzysztof Rogowski
Dyrektor Departamentu Analiz
Krajowej Administracji Skarbowej
w Ministerstwie Finansów